¿Cuántos Dispositivos Puede Usted Fabricar en un Día?

Yo he estado presentando y educando sobre los principios de producción costo/efectiva de O&P desde hace muchos años. Durante el debate de preguntas y respuestas que suele generarse luego de mis presentaciones, sigo encontrado preguntas relacionadas con la fabricación que son compartidas por muchas compañías en nuestra industria.

Una de estas preguntas es: "¿Cuántos artículos puede un técnico, o puede mi empresa producir en un día?" Cuando le hago esta misma pregunta a mi público, la mayoría de los que responden no se saben muy bien cuanto es lo que pueden fabricar en un día. Sólo pueden dar respuestas con sus mejores estimaciones. Eso es aceptable. En realidad es una pregunta capciosa ya que muchos de ellos no saben cuál es la respuesta exacta y yo utilizo esta situación principalmente para comenzar una discusión.

El problema de no saber, es que si usted no entiende su capacidad de fabricación, usted está ejecutando su proceso de producción a ciegas.

Vamos a desmenuzar este comentario un poco más.

Si usted no entiende su capacidad de producción y los recursos de fabricación, no puede administrar un buen programa de producción de manera eficiente y continua. Usted no podrá comunicarse de manera clara y precisa con su personal clínico, con el personal de la oficina, ni con los pacientes sobre cuándo estará terminado el dispositivo ortopédico. Esta situación genera un escenario de estimaciones que puede ser inexacto y lleno de problemas.

A menudo veo horarios de técnicos que operan bajo el enfoque de "hagan lo que sea necesario hacer." Este tipo de programación también es comúnmente llamado "una lucha contra el fuego," lo que significa que el departamento técnico está trabajando en el dispositivo más urgente o en otras palabras lo que básicamente significa la extinción de incendios.

Hacer lo que sea necesario para la extinción de incendios- o cualquiera sea el nombre que se le dé, es agotador. Esto trabaja de vez en cuando y esta dinámica está llena de muchos y costosos efectos secundarios, tales como presionar a los proveedores para despachar más rápido las piezas requeridas para poder cumplir con los plazos de entrega establecidos, gastando más por el envío apresurado, aumentando los recursos de personal dedicados al trabajo, reprogramando las citas de los pacientes y, el problema más común, autorizando y exigiendo más horas extras para cumplir con las expectativas de entrega. El resultado de esta dinámica de trabajo es el agotamiento y apatía empleado.

Este ejemplo debe ser la excepción para cumplir un trabajo en un día. Sin embargo, lo más probable es el horario no sólo para hoy, sino para mañana, para pasado mañana, y para la próxima semana -luego se repite.

El método de extinción de incendios le está costando más de lo que Usted sabe.

Entonces, ¿cómo podría Usted abordar esa dinámica del proceso de producción? En su forma más simple, Usted no puede gestionar lo que no puede ver. Por lo tanto, Usted hace lo que sea visible.

Para poder ejecutar un proceso de producción de manera efectiva es necesario comprender algunos hechos simples sobre su proceso de fabricación.

1. ¿Cuántas horas tiene usted disponible en su día?
2. ¿Cuáles son actualmente sus recursos de fabricación?
3. ¿Cuánto tiempo, en promedio, requiere para fabricar un dispositivo ortopédico?
4. ¿Existe algún sistema actualizado que le permita administrar visualmente la información del proceso?

Establezca las Horas Disponibles por Día

Analice sus horas totales de la jornada laboral y réstele cualquier momento que no sea de producción como los almuerzos, los descansos y las reuniones programadas. El tiempo restante representa las horas del día de trabajo disponibles para la producción de estos artículos. Normalmente resulta ser menos de ocho horas.

Establezca la Capacidad

Tome ese tiempo disponible y aplíquelo a su mano de obra técnica. Por ejemplo, si usted tiene cinco técnicos en el personal y cada uno está disponible para trabajar siete horas al día, usted tiene 35 horas de tiempo de producción disponible para un día.

Establezca el Tiempo Promedio de Fabricación de Cada Dispositivo

La mayoría de los técnicos y los encargados administrativos saben cuál es el tiempo promedio que se necesita para fabricar un dispositivo en particular, pero no lo han documentado en ningún reporte. Revise con su grupo de trabajadores, los diversos dispositivos que Usted fabrica. Analicen el proceso de fabricación y la asignación de tiempo que es necesario utilizar para completar cada dispositivo y pónganse de acuerdo sobre un punto de partida.

No se deje atrapar en el ejercicio de una estimación de tiempo exacto para cada dispositivo; siempre habrá una situación variable. Recuerde, en esta industria nosotros fabricamos elementos estándares con alto contenido variable. Estime los tiempos lo mejor posible y ajústelos según sea necesario.

Una vez que Usted tenga la estimación de tiempo para dedicarlo a la fabricación de un dispositivo y esta estimación se asigne a una persona que representa un porcentaje de mano de obra de su bloque de tiempo del día, Usted tendrá la posibilidad de armar una programación que Usted pueda ver y administrar.

Haga un Calendario Visual de Administración

Un calendario visual de administración de horario puede ser tan simple o tan detallado como Usted desee. Lo importante es que sea visible y que todo el personal de su empresa lo pueda ver en todo momento. El calendario visual es el corazón de las operaciones de producción.

Usted necesita incorporar un par de datos claves de información en el calendario para que el mismo funcione.

1. El nombre del empleado.
2. Una representación de la jornada diaria de trabajo y a veces incluyendo hasta una semana o más.
3. Un desglose de las horas disponibles

Esta es una imagen de uno de los tableros de programación de Fabtech. Fabtech utiliza un código de colores, una extensión de dos semanas, la programación en tiempo de objetos de producción no rutinaria, identificación del empleado, y también, con un toque de humor, los iconos personalizados. Hay mucho más de lo que parece y todo está disponible de un vistazo.

Nuestra tabla del horario es la culminación de 15 años de desarrollo y muestra una gran cantidad de información. También es un trabajo constante en progreso para satisfacer nuestras siempre cambiantes necesidades.

Utilizamos un tablero blanco de 4 X 8 pies y etiquetas con Velcro. Estas etiquetas con Velcro son piezas móviles de información relacionada con el programa de producción. El tablero tiene una sección para cada técnico y cada sección se divide en intervalos de media hora por las horas del día. Con esta metodología se pueden ver dos semanas de extensión lo que significa que puede programar las citas por este período y no más. La mayoría de nuestra programación no va más allá de un periodo de dos o tres días porque fabricamos artículos con un sistema de flujo de una sola pieza. Sin embargo, a medida que avanza, Usted podrá ver de un solo vistazo el historial completo de toda la semana.

El calendario visual de administración de horario puede ser lo que usted necesite que sea. Sólo tiene que tener presente estos tres puntos fundamentales de información.

¿Cómo Usted Usa Esta Información?

Ahora que Usted entiende cuantas son las horas de producción, la mano de obra disponible, los tiempos estándares de cada proceso y tiene un lugar para registrar toda esta información, Usted puede empezar a programar su calendario.

Esta es una imagen de algunas de las etiquetas del tiempo de no producción. Cada etiqueta representa algo que tiene que suceder y que representa un porcentaje del bloque de tiempo real para completar el servicio.

A medida que el trabajo llega se puede evaluar las horas necesarias para realizar el trabajo y la disponibilidad de horas-hombre. Ahora puede poner esta información en un entorno visible para que todos los miembros de la empresa puedan verlo. Si 40 horas de trabajo están anotadas en el tablero y comprometidas para un día, todo el personal que ve el programa será capaz de discernir dos cosas: Uno, que su capacidad para ese día está llena y dos, cinco horas de tiempo suplementario serán requeridas para completar el trabajo.

Yo entiendo que hay muchas más exigencias en el proceso de producción durante el día. El punto es que ahora Usted tiene una representación visual de su tiempo disponible, los trabajos a realizar, el trabajo en progreso, y artículos terminados. Ahora puede controlar su producción porque tiene visibilidad. El calendario visual de horarios le ofrece una herramienta para responder a las siguientes preguntas básicas además de muchas más.

1. ¿Estamos cumpliendo con el plazo de entrega?
2. ¿Podemos mantener estos plazos de entrega?
3. ¿Tenemos la capacidad para hacer el dispositivo o para entregarlo en la fecha prevista?
4. ¿Cuántos dispositivos podemos hacer?
5. ¿Con o sin horas extras?

Lo más importante es reconocer que el calendario visual de administración de horarios le permite tener conversaciones educadas y no emocionales con su personal para con ello resolver los posibles problemas que rodean la programación de su proceso de fabricación.

Greg Mattson, CPA, CPTO, Presidente y Director Ejecutivo de Fabtech Systems de Everett, Washington, ha sido un orador técnico en numerosas conferencias y seminarios de la industria de O&P.

Traducción al Español
José Paúl Rodríguez M. MD
Médico Fisiatra
Santo Domingo, República Dominicana